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浅谈环境管理体系的策划
ISO14001标准的管理模式是遵循PDCA的思想而建立的。因此,环境管理体系的策划(Plan)是组织建立环境管理体系的第一步,也是改进环境绩效和环境管理体系的基础。“不预先在计划中孕育的目的是不可能实现的”,这或许可以说明策划过程的必要性。作为任何一名咨询师,向组织提出良好的、建设性的体系策划建议,是其职责所在,也是咨询工作初期的难点。本文就个人体会提出几点想法,希望能够抛砖引玉,获得同行对此问题的关注。
一、 体系策划涉及的主要要素
ISO14001标准中的策划部分包括4 .2和4.3两大条款,即为最前面的5个要素:4.2,4.3.1,4.3.2,4.3.3,4.3.4。由于其中4.3.1环境因素的识别和评价、4.3.2法律与其他要求的获取和适用性的判断,在咨询惯例中被列入初始环境评审而不在体系策划中,并已有专门的文章进行过比较深入的讨论,本文将不再涉及。就一般情况而言,体系策划还必须包括4.4.1机构与职责和4.4.4环境管理体系文件等内容,因此体系策划主要涉及4 .2,4.3.3,4.3.4,4.4.1,4.4.4等要素。
二、 体系策划在环境管理体系建立过程中的重要作用
制定计划在管理中的重要性众所周知,而策划具有比计划更为广泛的内容。如果说初始环境评审为环境管理体系最初的建立提供了依据,那明确环境管理体系要取得的成果和取得的方式方法,明确为满足相关的法律法规要求而必须加以管理的内容,则是环境管理体系建立的基础,即所谓体系策划。
如果体系策划存在某种缺陷,例如常见的组织的某种活动或行业的特征污染物缺乏改善和控制,往往要等到组织开展内部审核或模拟审核时才被发现,而对体系的调整仍然要从最初的策划要素入手,如此增加了文件修改和发行的工作量,减少了实施改善措施的时间,甚至给认证进度带来不利影响。
三、 体系策划前需收集的信息
为了能够进行全面周到的体系策划,策划之前一定要获得充分的相关信息,其主要内容应包括:
1. 组织的环境影响评价报告及其批复,如果建设工程分为一期、二期、三期等,则每期工程的环境影响评价报告书、申报表及其批复都应当收集;
2. 组织为集中排污的设备而建设的环保设施的“三同时”验收监测报告及其批复,如燃煤锅炉或燃油发电机的除尘和消音设备和设施等;
3. 近几年的污染物排放(废气、废水、粉尘和噪音等)监测报告;
4. 地方环保局或行业主管部门下达的污染物总量控制指标;
5. 初始环境评审的结果,如组织评价的重要环境因素,适用的法律法规条款和执行的污染物排放指标,近几年组织生产过程的主要能耗和物耗统计以及同行业的水平等;
6. 总公司或上级主管部门的经营或环保理念及方针;
7. 现有的组织机构设置和各部门职责分配的相关文件;
8. 已有的员工教育和培训、文件和记录管理、分供方评价、物业管理、安全消防管理、仪器仪表校准和维护管理、内部审核和管理评审等相关文件和规章制度。
四、 体系策划的要点
1. 环境方针的策划
ISO14001标准4 .2条款中明确规定,环境方针由最高管理者制定,应适合于组织的性质、规模和环境影响,应包括三个承诺和一个框架。其中最重要的是方针要具有本组织的特点,要反映本组织的环境保护理念和宗旨。
环境方针要突出本组织的行业特点,就要承诺对本组织的活动中最有可能带来重大环境影响的方面进行改善,并反映出环境目标和指标的主要内容和环境管理的侧重点。
隶属于总公司的子公司或下属公司在制定环境方针时必须考虑总公司的经营方针和环保理念,子公司的方针至少应在某些方面将总公司的方针具体化,以形成制定和评审目标和指标的框架。
组织在制定环境方针时还应考虑到本地区特有的环境问题,如某种资源的匮乏或某种特定污染物的控制,这有助于提升组织在地方政府部门和社区居民中的形象。
环境方针通常不能用简单的一句话来表达。其文字形式一般为两种:其一是简短的概述下面列出承诺的条款,概述主要表明本组织的环保理念,承诺条款是上述理念的具体描述;其二是对仗的词句下面附上名词的解释,简洁的语句便于记忆,但要通过名词解释明确承诺和框架。
2. 环境目标和指标的策划
目标和指标的制定是体系策划的关键部分。ISO14001标准4.3.3条款指出,目标和指标的制定应考虑法律及其他要求、重要环境因素、可选技术方案、财务、运行和经营要求、相关方的观点,还包括环境方针中的框架。由于需要考虑方方面面,难度也比较大。但是在诸多因素中仍然存在最优的选择,就是法律法规的要求,换句话说,凡是不符合法律法规要求的行为应列入目标指标加以改善。因为,在重要环境因素的评价原则中已经包含了违反法律法规和超标排放污染物,上述选择不会与重要环境因素相矛盾;对于一般的污染物治理和能源、资源消耗管理,技术上和经济上的可行性总是相对的,实际上是投入资源的多少问题;相关方的观点要考虑合理性,要视情况而定;而环境方针中的框架与目标和指标的具体内容是相辅相成的。因此,以法律法规的符合性作为制定目标和指标的首要依据,可以减少目标设立时的困难,除此之外所确定的目标可以更多地从经济上和技术上的可行性来考虑。
目标和指标应尽可能量化。量化的指标通常是组织应达到的污染物排放标准中的指标,以及单位产品或万元产值的能耗、物耗指标,如果所设立的目标本年度不能完成,指标可以按年度设置,但要体现持续改进的要求。一些组织没有实施二级计量,或其涉及的活动差别较大,产品品种和规格繁多,在制定能耗或物耗指标时,往往遇到计量或考核方面的困难,需要先完善二级计量条件,从设立局部指标开始,如以部门、活动或产品等作为一个单元,逐步达到对组织整体的考评。目标必须明确具体,尤其在指标不可量化时,明确具体的目标和指标才能为其评审提供依据。
3. 环境管理方案的策划
ISO14001标准4.3.4条款指出,环境管理方案是为实现目标和指标而制定的计划,它包括方法措施、职责分配和时间进度安排等,每项目标和指标都应有一个方案或一套措施来保证其最终达成。事实上,对于违反法律法规要求或超标排放污染物而设立的目标和指标,必须制定一套措施以改善环境绩效;而对于除此之外设立目标和指标,经常是先考虑经济上和技术上的可行性,即是否有可供选择的方法和措施,以及这类方法和措施所需投入的资金是否可承受。如果两者之中的一项被否定,则该目标和指标就可能被取消,或者在进行了充分的调研之后才决定是否立项。因此,方案的策划并不完全在目标和指标确定之后,而应该同时进行。方案中的方法和措施大多是技术问题,咨询师只可能提供一些技术信息,要由组织的相关职能部门经过反复的论证来确定。
为了保证方案的实施,应将职责细化,如规定每项措施或步骤的起止时间;以及对投资较大的项目作出资金预算,并列入组织的年度财务计划。
4. 环境管理组织机构与职责的策划
组织的环境管理机构设置与日常管理的组织机构并不相同,而环境管理组织机构的确定不但涉及体系的职责分配,而且将决定体系的认证范围。在体系策划中,首先必须将组织希望获得认证的区域、现场、活动和产品等涉及的部门全部纳入体系,同时还要考虑哪些区域或活动可以与体系分开,作为组织的相关方,而哪些则必须作为体系的一部分,以满足认证规范的要求。
组织机构中各职能和层次在体系中的职责应从最高管理者、环境管理者代表、部门主管到重要环境岗位和一般员工。除了员工之外,职责规定所涉及的内容应与环境管理组织机构图中涉及的层次和部门相一致,即图中的每一个层次和部门都应在体系中负有职责。在职责规定中要明确在实施ISO14001标准的17个要素时的主要职责分配。
5. 环境管理体系文件结构和组成的策划
建立环境管理体系的几个阶段中,体系策划之后便是编写环境管理体系文件。因此,文件化体系的结构和组成是体系策划中必不可少的内容。ISO14001标准4.4.4条款中没有规定环境管理体系结构和形式,通常情况下应与组织已有的质量体系文件的结构和形式相一致,以便于体系的整合。体系文件一般由三个层次组成,即手册、程序文件、作业指导书,但应针对组织的规模大小和管理惯例作相应的调整。对于机构规模较大,部门分工细化的组织,一般需要多于三个层次的文件结构,以提供充分的指导;而对于机构设置简单,部门职责兼顾的组织,则可以只采用两层次的文件结构(手册和程序文件),以简化文件化的体系。
在体系策划中涉及的体系文件组成主要指程序文件的组成。对于已经建立和实施了质量体系的组织,应考虑使质量和环境共用程序文件,如教育和培训、文件管理、记录管理、分供方评价、仪器仪表校准和维护、内部审核等。目标和指标、管理评审的内容可以编写程序文件,也可以在手册中提供一定的操作性而省去程序文件。文件组成的策划中最重要的是运行控制和应急准备与响应程序文件的组成与组织原有的现场管理存在缺陷的方面。应急准备与响应程序文件的组成与组织的性质密切相关,存在着比较多的发生意外事故和紧急情况隐患的组织,应针对不同的情况分别制定程序,以健全相应管理制度,避免该程序文件篇幅过长。
总之,环境管理体系的策划涉及内容较多,还有诸如确定可行的认证范围、制定体系建立和推进计划等方面的工作。每一个咨询师在工作中都有自己的一套方式方法,应该说体系策划没有最好,只有更好。
什么是ISO14000
如何建立ISO14000环境管理体系